Il modulo [o form] W-8BEN o Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for U.S. Tax Withholding è un modulo dell'IRS di autocertificazione volto a dimostrare che una persona fisica o un'azienda non è residente fiscale negli Stati Uniti d'America. È importante compilarlo correttamente per evitare che il committente americano trattenga dal pagamento la ritenuta d'acconto del 30%.
Il modulo W-8BEN-E è valido fino alla fine dell'anno solare in cui è stato firmato e per i tre anni successivi. Ad esempio, un modulo W8 ben firmato il 6 febbraio 2023 sarebbe valido per il resto del 2023, nonché per il 2024, 2025 e 2026. Il certificato scadrebbe il 28 febbraio 2027. Una volta scaduto, è necessario compilare un nuovo modulo W-8BEN-E. L'autocertificazione scade anche qualora cambino le informazioni inserite all'interno del documento, per esempio l'indirizzo della società italiana.
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Sempre più spesso le aziende italiane che hanno rapporti di lavoro con l'America si vedono richiedere dai loro clienti americani di compilare e presentare il Form W-8BEN-E. La richiesta può avvenire agli inizi del rapporto di lavoro oppure quando si avvicina la scadenza del pagamento [e comunque prima del pagamento]. Esistono due tipi di certificazione:
Domande frequenti sull'obbligo di Withholding Tax
Le informazioni richieste dal form w8 includono:
In generale, le aziende americane che effettuano pagamenti a non residenti fiscali americani hanno l'obbligo di operare una ritenuta d'acconto [withholding tax] e di versarlo al fisco americano. Di solito la ritenuta d'acconto in America è del 30% a meno che non ci un trattato contro la doppia imposizione tra gli Stati Uniti ed il paese estero in questione che contenga accordi diversi. Nel caso del pagamento di royalties da una società americana a una persona / società italiana, ad esempio, il trattato bilaterale Italia - America contro la doppia imposizione prevede una ritenuta d'acconto dell'8%. Sempre nel caso pagamento di royalties, il trattato contro la doppia imposizione con l'Olanda non prevede invece alcuna ritenuta d'acconto.
Il Form W-8BEN-E serve anche a dichiarare che per certi redditi la ritenuta d'acconto non è dovuta [e quindi la società italiana può ricevere il pagamento per intero, senza deduzioni di sorta]. Oppure è dovuta in misura minore del 30% convenzionale. Una parte del modulo è dedicata proprio a questo. E in virtù del trattato bilaterale Italia - Stati Uniti contro la doppia imposizione esiste tutta una serie di redditi che non sono tassabili in America e per i quali appunto il cliente americano non deve applicare la ritenuta d'acconto [e quindi l'azienda italiana può ricevere il pagamento totale del prezzo pattuito senza l'applicazione della ritenuta d'acconto]
Come funziona la ritenuta d'acconto negli Stati Uniti
Se non si provvede a compilarlo e a consegnarlo per tempo al cliente americano, il cliente americano ha l'obbligo di trattenere una ritenuta d'acconto del 30% sul pagamento dovuto all'azienda italiana. Per esempio, se avete effettuato la vendita in America di macchinari per un prezzo totale di $50.000 ma non avete consegnato al vostro cliente americano il Form W8 correttamente compilato, il cliente americano invece di pagarvi $50.000 vi pagherà 50.000 meno il 30% di withholding tax ovvero solo $35.000. Anche i privati che devono ricevere pagamenti da clienti americani possono vedersi arrivare la richiesta di compilare il Form W8. Esiste una versione apposita del Modulo dedicata ai pagamenti da società americane a soggetti privati non residenti.
A volte la compilazione del Form W-8BEN E non è possibile senza prima procedere ad una analisi della Classificazione FATCA della azienda che deve ricevere il pagamento. Tipicamente questo accade quando l'azienda che riceve il pagamento fa parte, a vario titolo, del settore bancario, finanziario o assicurativo. Oppure quando l'azienda che riceve il pagamento ha un fatturato composto per oltre il 50% da interessi, dividendi o royalty. In questi casi ExportUSA svolge una consulenza preliminare per definire esattamente la classificazione FATCA dell'azienda allo scopo della corretta compilazione.
ExportUSA gestisce la contabilità per tutti i tipi di società americane. Prepariamo e presentiamo la dichiarazione dei redditi di fine anno nonché la dichiarazione trimestrale [o mensile, dipende] della Sales Tax
In America, LLC e Corporation sono gli unici due tipi di società di capitale. A secondo del tipo di attività che si intende svolgere, sarà meglio aprire una LLC oppure una Corporation
Una corporation [indifferentemente "Inc." o "Corp."], è la tipologia societaria americana simile alla società per azioni in Italia, limita il rischio per le aziende che intendono esportare vendere ed operare in America
