I verbali delle riunioni del consiglio amministrazione e dell'assemblea dei soci delle società in America

Nelle corporation americane i verbali hanno un'importanza fondamentale

In un sistema di gestione e compliance societaria di orientamento fortemente privatistico come quello americano i verbali delle riunioni sono fondamentali per dimostrare la vita autonoma della società rispetto ai singoli soci.

Esattamente come avviene in Italia, anche le società americane devono tenere i verbali delle assemblee dei soci e dei consigli di amministrazione. Di minimo le corporation devono tenere una assemblea soci e un consiglio di amministrazione all'anno e ne consegue quindi che ci dovranno per forza essere almeno due verbali ogni anno.

È molto probabile che durante la vita della corporation serva prendere decisioni di una certa importanza o di natura straordinaria. Quando ciò avviene, il Consiglio di Amministrazione [il Board of Directors in americano] deve riunirsi per discutere e per decidere. E il riassunto della discussione e il dettaglio delle decisioni prese deve risultare nel verbale [le resolution in americano] del Board.
 

Alcuni esempi di decisioni del Consiglio di Amministrazione delle società in America che devono trovare riscontro in un verbale del consiglio [in una resolution del Board per dirla all'americana]

Ovviamente non tutte le decisioni devono essere approvative dal Board. Di seguito un elenco non esaustivo delle decisioni tipiche durante la vita della corporation che devono trovare riflesso in un verbale di riunione del consiglio di amministrazione di ogni società americana:

• Assunzione di personale;
• Affitto di un ufficio;
• Acquisto di un auto aziendale;
• Firma di un contratto di distribuzione;
• Investimenti finanziari;
• Apertura di un conto corrente bancario;
• Richiesta di un prestito bancario;
• Approvazione del bilancio di fine anno;
• Licenziamento di personale.

I verbali del Consiglio di Amministrazione e dell'Assemblea dei Soci delle corporation vanno sempre firmati dal Secretary della corporation, vanno messi agli atti e conservati. La raccolta dei verbali testimonia della vita societaria autonoma e distinta rispetto a quella dei soci. I verbali sono il modo tangibile per dimostrare che la corporation ha una sua struttura attiva distinta da quella delle persone che la formano e che la guidano. In questo senso i verbali delle società in America assumono un ruolo fondamentale per evitare che possa essere negata l'autonomia patrimoniale della società facendo ricadere la responsabilità finanziaria e patrimoniale in capo ai soci.

AVVERTENZA Si precisa che le informazioni contenute in questo articolo non costituiscono in alcun modo parere legale o consulenza professionale, ma esclusivamente informazioni generali a carattere divulgativo.

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